عُمان / الروتين اليومي ونهاية الشهر
الروتين اليومي ونهاية الشهر
روتين قصير يُبقي الدفاتر سليمة. تذكر كل خطوة ماذا تفعل وأين، ولماذا هي مهمة.
كل أسبوع
| افحص | أين | لماذا |
|---|---|---|
| فواتير العملاء المسودة | Invoicing > Customers > Invoices، صفِّ بـ Draft | يبقي النظام الفاتورة مسودة عندما يكون المخزون ناقصًا أو لا يطابق مجموع البنود الإجمالي المطبوع. المسودة ليست في الدفاتر ولا في الضريبة. |
| فواتير الموردين المسودة | Invoicing > Vendors > Bills، صفِّ بـ Draft | تبقى الفاتورة مسودة عندما لا يكون أمر الشراء مستلمًا بعد أو يختلف عن الفاتورة. وليست في الدفاتر حتى ترحيلها. |
| أسطر البنك دون مستند | Invoicing > Accounting > Reconciliation | لا يطابق النظام سطر البنك إلا إذا ناسبه مستند واحد فقط. والباقي ينتظرك. |
| مستندات تنتظر الدفع | Invoicing > Accounting > Reconciliation | تعرض فواتير لا سطر بنك لها بعد. وقد يكون البند القديم غير مدفوع أو سطره البنكي ناقصًا. |
| مدفوعات الرواتب والمؤسسة العامة للحماية الاجتماعية | Reconciliation، مع الحسابين 200103 و200206 | لا يوجد زر دفع. تدخل الدفعة الدفاتر عندما تسوّي سطر البنك. |
الفواتير المسودة
| السبب الظاهر | ما تفعله |
|---|---|
| المخزون غير كافٍ (فاتورة عميل) | أضف المخزون الناقص (استلم البضاعة في المشتريات أو صحّح الجرد في المخزون) ثم اضغط ترحيل على الفاتورة. |
| مبالغ البنود لا تطابق إجمالي الفاتورة | افتح الفاتورة وقارنها بالمستند المرفوع. صحّح البنود أو اطلب من العميل رفعها من جديد. هذا الفحص يحمي الدفاتر من خطأ القراءة. |
| لا شيء للفوترة بعد (فاتورة مورد) | استلم البضاعة في المشتريات ثم اضغط ترحيل على الفاتورة. |
| تختلف عن أمر الشراء (فاتورة مورد) | المطابقة تامة دون هامش تسامح. اطلب من المورد فاتورة مصحّحة أو صحّح الأمر. |
المستندات المرفوضة لا تُحفظ: فاتورة موردها هو شركة العميل نفسها، وفاتورة بعملة أجنبية دون سعر صرف. راجع فواتير الموردين.
تسوية أسطر البنك
- افتح Invoicing > Accounting > Reconciliation > Bank lines without a document.
- لكل سطر اختر الفاتورة التي سُدّدت به. ولدفعة المؤسسة العامة للحماية الاجتماعية استعمل الحساب 200206 SPF Contributions Payable. ولدفعة الراتب استعمل 200103 Employees Payables.
- افتح Documents awaiting payment وانظر إلى أقدم البنود. اعرف لماذا ما زالت مفتوحة.
عندما يتكرر النص نفسه في أسطر البنك (رسوم بنكية أو تحويل بطاقات) أنشئ قاعدة في Invoicing > Configuration > Bank line rules. للقاعدة اسم وترتيب ونمط نصي واتجاه ونوع وشريك وحساب.
Bank line matcher (في قائمة Configuration نفسها) يفتح معالجًا لاتجاه واحد. يعرض ملخصًا ومطابقات مقترحة ومجموعات من الأسطر المتشابهة. راجعها قبل أن تؤكد.
لماذا: سطر البنك دون مستند مال لا تستطيع تفسيره. وتصفيتها كل أسبوع تُبقي الضريبة والذمم المدينة والدائنة سليمة.
ترحيل إهلاك الأصول الثابتة
- افتح Invoicing > Assets > Compute Assets.
- أدخل تاريخ نهاية الفترة (نهاية الشهر أو الربع أو السنة).
- شغّله. ثم افتح Invoicing > Assets > Assets وتأكد أن الأصول تعرض الحالة الصحيحة.
لماذا: المهمة المجدولة للأصول (Asset Management: Generate assets) معطّلة، فلا يُرحَّل الإهلاك إلا عندما تشغّل Compute Assets. وبدونه تبقى تكلفة الحواسيب والأثاث كلها في ربح الشهر الأول. راجع الأصول الثابتة.
نهاية الشهر
| # | افعل | لماذا |
|---|---|---|
| 1 | لا مسودات فواتير أو فواتير موردين باقية للشهر | المسودات خارج الدفاتر وخارج الضريبة. |
| 2 | أسطر البنك مسوّاة | يجب أن يوافق رصيد البنك في الدفاتر رصيد البنك الفعلي. |
| 3 | شغّل Compute Assets إلى نهاية الشهر | الإهلاك يخص الشهر. |
| 4 | اعتماد دفعة الرواتب وإرسال ملف WPS وتسوية الدفعات | تُستحق الرواتب خلال 3 أيام من نهاية فترة الدفع، واشتراك المؤسسة حتى اليوم 15. |
| 5 | في المخزون بالبوابة، تقييم المخزون: الفرق مع الدفاتر 0.000 | الفرق يعني أن حركة مخزون غير مقيَّمة أو غير مرحَّلة. |
| 6 | تقارير البوابة: VAT Position وInput VAT Check | لتجد الضريبة التي قد لا تُخصم قبل إقفال الربع. |
| 7 | نزّل ميزان المراجعة والأرباح والخسائر والميزانية | يرى العميل والمدقق الأرقام نفسها التي راجعتها. |
نهاية الربع
أعدّ إقرار القيمة المضافة وبيان ضريبة الاستقطاع وتقدير الضريبة الانتقائية إن كان العميل يبيع سلعًا انتقائية. الخطوات في ضريبة القيمة المضافة في أودو. يُستحق الإقرار وسداده بعد 30 يومًا من نهاية الربع.
نهاية السنة
- قدّم إقرار ضريبة الدخل خلال 4 أشهر من نهاية السنة (30 أبريل لسنة تنتهي في 31 ديسمبر). ويرفق دافع الضريبة بنسبة 15% حسابات مدققة. والمنشأة الصغيرة بنسبة 3% تقدّم خلال 3 أشهر.
- استعمل تقرير البوابة Income Tax Computation. يعطي الربح من الدفاتر والتعديلات والدخل الخاضع والضريبة. وتُكتب يدويًا بنود مثل المصروفات غير المقبولة والخسائر المرحّلة.
- شغّل Capital Asset VAT Adjustment وVAT Refund and Partial Exemption للسنة وأدخل النتائج في خانات إقرار القيمة المضافة.
- قبل إقفال السنة تعرض الميزانية صفًا Result to date (income less expenses) تحت حقوق الملكية، فتتوازن.
- أقفل السنة (انظر أدناه).
تواريخ الإقفال
يمنع تاريخ الإقفال أي شخص من ترحيل أو تعديل قيود بتاريخ يساويه أو يسبقه. لا يضبط فيسكفورت تواريخ الإقفال عنك. بعد تقديم إقرار القيمة المضافة اضبط تاريخ إقفال الضريبة على نهاية ذلك الربع. وبعد أن تصبح السنة نهائية اضبط تاريخ إقفال السنة المالية. كلاهما في إعدادات المحاسبة. لماذا: الإقرار المقدَّم يجب ألا يتغير بعد ذلك.
Audit Trail
Invoicing > Reporting > Management > Audit Trail يسرد تغييرات بنود اليومية مع المستخدم والوقت. استعمله عندما تريد معرفة من غيّر شيئًا ومتى.